Comment informer l'employeur du décès d'un salarié ?

Vous devez informer l’employeur du décès de son salarié pour 3 raisons principales

1. D’abord, parce que c’est une obligation légale.
2. Ensuite, cela vous permet de recevoir les sommes dues comme le salaire du mois en cours, ou bien d'éventuelles primes ou indemnités.
3. Enfin, cela permet à l’employeur d’informer différents organismes sociaux du décès, comme par exemple la caisse de retraite ou la médecine du travail.

Informer l’employeur du décès d’un salarié permet de mettre en place rapidement les démarches administratives nécessaires, telles que l’arrêt du contrat de travail et la gestion des dernières paies et indemnités. Ces actions sont indispensables pour éviter tout litige postérieur et garantir le respect des droits du salarié et de ses ayants droit.

Cette information permet également à l’employeur de mobiliser les ressources humaines pour offrir un soutien psychologique et pratique au personnel de l'entreprise, les collègues du défunt, dans le but de favoriser le climat de solidarité et de compassion au sein de l’entreprise. Enfin, elle permet à l’employeur de prendre les dispositions nécessaires pour assurer la continuité des activités de l’entreprise, en identifiant notamment les tâches du salarié disparu et en organisant leur répartition ou délégation temporaire.

Pour prévenir l’employeur du décès de votre proche, nous vous recommandons deux étapes :

• D’abord, vous pouvez appeler l’employeur pour le prévenir
• Ensuite, vous pouvez lui envoyer un courrier dans la foulée en recommandé avec accusé de réception dans les 10 jours qui suivent le décès.

Informer l’employeur du décès d’un salarié peut être une tâche délicate et émotionnellement chargée. Il est souvent recommandé que cette notification soit effectuée par un membre proche de la famille du défunt ou une personne désignée par celle-ci. La première étape consiste à contacter directement le service des ressources humaines de l'entreprise, soit par téléphone, soit par e-mail, en fournissant les détails nécessaires tels que la date du décès et les coordonnées de la personne à contacter pour des démarches ultérieures.

Il est également utile d’envoyer une lettre officielle de notification du décès par courrier recommandé, facilitant ainsi la mise en place rapide des procédures administratives. Dans cette lettre, des documents officiels comme l'acte de décès peuvent être joints pour attester légalement de la situation. Cette démarche permet de garantir que toutes les parties concernées sont dûment informées et soutenues, et que les droits de la famille et des ayants droit sont respectés dans les meilleurs délais.

Quand informer l'employeur du décès ?

Il est crucial d'informer l'employeur du décès d'un salarié dès que possible, idéalement dans les 24 heures à 48 heures suivant la survenue de l'événement. Cette réactivité est nécessaire pour permettre à l'entreprise de mettre en place rapidement toutes les démarches administratives et d'assurer la prise en charge financière et sociale des ayants droit. Une communication rapide aide également à organiser le soutien nécessaire pour les collègues du défunt ainsi qu'à réajuster l'organisation du travail afin d'assurer la continuité des activités.

Il y a plusieurs informations à mettre dans le courrier à l’employeur : votre identité, vos coordonnées pour que l’employeur puisse vous recontacter, l’identité du défunt, sa fonction au sein de l’entreprise, une copie de l’acte de décès et éventuellement le notaire chargé de régler la succession. Par ailleurs, sachez que ce courrier est aussi l’occasion de demander un certain nombre de documents à l’employeur.

Nous avons mis en place un service spécialement conçu pour vous accompagner dans les démarches nécessaires auprès de l'employeur après un décès. Sur notre plateforme, vous trouverez un courrier pré-rempli ainsi que tous les documents particuliers requis pour faciliter ce processus. De plus, vous avez la possibilité de suivre facilement l'état de vos courriers. Cliquez sur l'image ci-dessous pour accéder à notre service gratuit et simplifier ces formalités administratives :

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Tout d'abord, demandez une copie du certificat de travail et des bulletins de salaire, qui seront nécessaires pour les démarches administratives et sociales. Ensuite, renseignez-vous sur les éventuelles indemnités de départ ou de décès, telles que le versement du solde de tout compte, les congés payés non pris, et les primes de fin d'année. Pensez également à demander des informations sur les contrats de prévoyance auxquels le salarié était inscrit, car ceux-ci peuvent inclure des prestations pour le financement des obsèques ou des aides financières pour les ayants droit.

En bref, vous pouvez demander à l’employeur plusieurs documents utiles pour la suite des démarches administratives post-décès :

1) le certificat de travail

2) la dernière fiche de paie

3) si vous souhaitez faire une demande de capital auprès de l’assurance maladie : les 3 derniers bulletins de salaires 

4) le solde de tout compte.

Vous pouvez aussi demander certaines informations complémentaires comme par exemple les éventuelles aides financières accordées par l’entreprise suite au décès.

Quels sont les documents que l’employeur doit obligatoirement remettre aux héritiers ?

Afin de marquer la fin du contrat de travail, l’employeur doit transmettre :

-          Le certificat de travail

-          La dernière fiche de paie du salarié

-          Le solde pour tout compte, mentionnant les salaires, primes et congés payés

Attention : si l’héritier ou le conjoint souhaite faire une demande de capital décès auprès de la CPAM, il doit demander les 3 derniers bulletins de salaires du défunt.

L’employeur doit verser :

• Les salaires non encore payés
• Les primes dues

Attention ! Dans certains cas, l’employeur est également tenu de verser :

• Une indemnité compensatrice de congés payés, lorsque le salarié n’a pas pu bénéficier de la totalité des congés payés auxquels il avait le droit
• Une indemnité liée à la contrepartie obligatoire en repos, lorsque le salarié a acquis des droits en la matière
• Une aide financière, lorsqu’un accord collectif, un usage d’entreprise ou un engagement unilatéral le prévoit
• Une somme d’épargne salariale, liée à la performance de l’entreprise ou représentant une quote-part de ses bénéfices, lorsque cela a été prévu par l’entreprise
• Une indemnité de licenciement ou une indemnité spécifique de rupture conventionnelle, lorsque l’une de ces procédures était en cours

NOTEZ BIEN QUE les sommes dues par l’employeur à la date du décès du salarié entrent dans la succession du salarié.

En principe, la succession est réglée par un notaire. Ainsi, l’employeur doit lui verser l’intégralité des sommes dues. Elles seront ensuite inscrites sur la déclaration sociale nominative (DSN).

En l’absence de notaire, l’employeur doit verser les sommes dues aux personnes en mesure de justifier leur qualité d’héritiers. Ainsi :

• Si la succession est inférieure à 5 000 euros : la personne faisant les démarches doit fournir à l’employeur une attestation signée par l’ensemble des héritiers, attestant de sa qualité d’héritier
• Si la succession est supérieure à 5 000 euros : la personne faisant les démarches doit fournir à l’employeur un acte de notoriété, confirmant la qualité d’héritier de son titulaire