Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique notarial ?

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Tout ce qu'il faut savoir sur le coffre-fort numérique notarial !

Le coffre-fort numérique intéresse de plus en plus de personnes de nos jours. Destiné aux professionnels, aux entreprises et aux particuliers, ce service est accessible uniquement chez un notaire. Mais de quoi s'agit-il exactement ? Comment faire un coffre-fort numérique ? Combien coûte ce service ? Nous répondons à vos questions sur cette page.

Coffre-fort numérique notarial : de quoi s'agit-il exactement ?

Le coffre-fort numérique notarial est un service proposé par un notaire. Il s'agit de la conservation de documents dématérialisés et du stockage des données électroniques dans des conditions de sécurité juridique favorables. Grâce à ce service, vous pourrez justifier l'origine, la date de dépôt, l'intégrité et l'authenticité de ces derniers. 

Selon l’article L.103 du Code des postes et des communications électroniques (CPCE), ce coffre-fort numérique permet de : 

  • Stocker, supprimer ou transmettre des documents électroniques tout en justifiant leur intégrité et l’exactitude de leur origine. 
  • Identifier l’utilisateur pendant l’accès au service 
  • Indiquer un tiers qui pourra accéder exclusivement aux documents en cas de décès par exemple 

personne montrant l'écran d'un ordinateur portable posé sur une table en bois à côté de documents

Comment faire un coffre-fort numérique notarial ?

Pour réaliser un coffre-fort numérique notarial, il faut s’adresser à un notaire. Vous devez alors fournir un support sur lequel les données sont sauvegardées. Ce professionnel se chargera de les sauvegarder et d'en calculer l’empreinte numérique. Celle-ci sera ensuite notée sur papier puis signée par le souscripteur. Il est possible de conserver toutes sortes de données numériques par dépôt notarial électronique (texte, son, vidéo, logiciel, fichiers…). 

Ce service est destiné à toute personne souhaitant protéger ses données sensibles et ses actifs immatériels. Il peut s’agir de créations littéraires ou artistiques, d'œuvres graphiques ou sonores, de dessins ou modèles, de cahiers de laboratoire, de secrets de fabrication, de comptes rendus d’activité de filiales, de logiciels, de sites web, de comptabilité, de données bancaires…

femme qui conseille deux personnes

Ce coffre-fort numérique peut être modifié ou récupéré à tout moment par son propriétaire. Vous serez également alerté de tout changement législatif important qui peut concerner ces données. Ce service est proposé à tous les notaires de France. Vous êtes libre de choisir la durée du dépôt qui pourra aller d’un an à 10 ans environ. Celle-ci peut être renouvelée à souhait. 

Combien coûte ce service ?

La facturation du service au client comprend les coûts de la conservation des données ainsi que les honoraires libres du notaire. Le prix peut varier selon la durée du dépôt et le volume des données conservées.

Par exemple, il faut compter entre 1000 et 1500 € environ pour conserver des données de 200 Mo durant 10 ans. A cela s’ajoute un forfait de 75 € environ pour la rémunération du notaire. Mais aussi 10 à 300 € destinés à une prestation de chargement qui dépend de la taille des données.

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